Suivre ses collaborateurs

Tout part d'une fiche. Créez-en une par personne que vous suivez : c'est elle qui portera ses tâches, ses sujets à aborder et l'historique de vos échanges.

Dans la barre latérale, ouvrez Collaborateurs, puis cliquez sur Ajouter un collaborateur, la carte en pointillés à la fin de la liste.

Une popin s'ouvre et demande cinq informations :

• Prénom et Nom — les seuls champs de saisie libre, et les seuls obligatoires.
• Poste — une liste déroulante. Le bouton + à sa droite ajoute un intitulé qui n'y figure pas encore ; il vous sera ensuite proposé pour les fiches suivantes.
• Team — même principe, avec son propre +. C'est ce qui regroupe les fiches par équipe dans la liste.
• Email — son adresse professionnelle, pour lui envoyer une invitation quand vous planifiez un rendez-vous.
• Récurrence de RDV — une liste déroulante, sur Aucune par défaut. Voir la section suivante : c'est le réglage qui décide si Folotim vous rappellera cette personne.

Enregistrer crée la fiche.

L'email sert à écrire à la personne, pas à lui ouvrir un accès. Vos collaborateurs n'ont pas de compte Folotim et ne voient rien de ce que vous notez. Une fiche est un document qui vous appartient.

La Récurrence de RDV est un nombre de jours : l'intervalle auquel vous voulez voir cette personne. Quatorze jours pour un point de quinzaine, sept pour un hebdomadaire.

C'est elle qui fait vivre le tableau de bord. À mesure que le délai depuis votre dernier point s'allonge, la personne passe d'à l'heure à à planifier, puis à en retard une fois l'intervalle dépassé.

Une fiche sans récurrence n'est jamais signalée. C'est parfois ce que vous voulez — pour un collègue d'une autre équipe que vous croisez sans rythme fixe — mais retenez que Folotim ne vous rappellera pas à l'ordre pour cette personne.

Ces indicateurs se lisent sur le tableau de bord, pas sur la liste des collaborateurs, qui reste une simple vue d'annuaire.

Cliquez sur une carte pour ouvrir sa fiche. Tout ce que Folotim retient de cette personne y est réuni :

• Sujet à aborder — ce que vous avez préparé pour le prochain échange.
• Accomplies et Dans le pipe — ce qui est fait, et ce qui reste.
• Note libre — le contexte que vous voulez garder sur la personne.
• Historique des points — vos échanges passés, du plus récent au plus ancien.

Un champ de texte, sur la fiche, pour ce qui n'est ni une tâche ni un sujet : une situation personnelle à ménager, une envie de mobilité, un point de vigilance. Vous l'écrivez une fois, et il est sous vos yeux à chaque fois que vous ouvrez la fiche.

Depuis la liste, l'icône en haut à droite d'une carte ouvre le formulaire. Depuis la fiche, le même formulaire est accessible en haut de page. Les champs sont ceux de la création.

Quand quelqu'un quitte votre équipe, n'effacez pas sa fiche : ouvrez-la et cliquez sur Archiver.

Rien n'est détruit. La personne sort des listes actives et de vos indicateurs de suivi, mais ses tâches, ses sujets et l'historique de vos points restent consultables. Vous les retrouvez sous Collaborateurs → Archivés, et le bouton Réactiver la remet en place si la personne revient.

Les points →